Деякі питання організації роботи відділу кадрів

Які рішення начальник відділу кадрів може приймати самостійно?

Усі права начальника відділу кадрів, як і інших працівників підприємства, мають бути закріплені в посадовій інструкції, яка затверджується керівником підприємства. Право на самостійне вирішення окремих питань і на колегіальне вирішення інших делегується йому керівником підприємства і відображається в розділі «Має право».

Насамперед це стосується керівництва відділом кадрів. Усі рішення щодо працівників відділу начальник приймає самостійно. До таких рішень належать, зокрема:
розподіл роботи між працівниками;
закріплення за ними робочих місць;
встановлення строків виконання завдань і контроль за дотриманням працівниками цих строків;
регулювання розміру заробітної плати та виплати премій у межах, встановлених колективним договором, штатним розписом та Законом України «Про оплату праці»;
застосування дисциплінарних стягнень чи заходів заохочення до підлеглих працівників (шляхом подання доповідної записки чи проекту наказу керівникові підприємства);
дотримання порядку і строків надання відпусток чи відгулів, передбачених Законом України «Про відпустки»;
направлення працівників на курси підвищення кваліфікації, семінари тощо.

Слід зазначити, що прийняття на роботу та звільнення з роботи працівників відділу, а також направлення їх на навчання у вищі навчальні заклади відбувається за згодою чи поданням начальника відділу кадрів. Останній може також самостійно налагоджувати зв’язки із центром зайнятості, кадровими агенціями, навчальними закладами та іншими підприємствами з питань добору кадрів (без права самостійного укладення будь-яких угод), видавати довідки теперішнім і колишнім працівникам підприємства про їх роботу на цьому підприємстві (якщо підпис керівника на довідці не є обов’язковим).

Начальник відділу кадрів підпорядковується безпосередньо керівникові підприємства, а на великих підприємствах — заступнику керівника з кадрових питань чи директорові з персоналу. Перелік повноважень начальника відділу кадрів за письмовим розпорядженням керівника підприємства може бути збільшений.

Які документи начальник відділу кадрів готує для подання на розгляд чи на підпис керівництву підприємства?

У розділі «Завдання та обов’язки» Посадової інструкції начальника відділу кадрів зазначаються види робіт, які він повинен виконувати. Звідси і випливає перелік документів, які він сам або із залученням підлеглих готує для подання на розгляд чи на підпис керівництву підприємства, а саме:
проекти наказів (розпоряджень) про прийняття на роботу, переведення, звільнення з роботи, надання відпусток, заохочення за успіхи в роботі та накладення дисциплінарних стягнень на працівників підприємства;
проекти перспективних і річних планів комплектування підприємства персоналом;
проекти вивільнення чи переведення працівників з урахуванням планів економічного і соціального розвитку підприємства, а також їхнього подальшого працевлаштування (якщо керівником групи з дослідження цього питання є начальник відділу кадрів);
списки працівників підприємства: загальні списки, списки жінок, молоді, практикантів, працівників, які навчаються в різних навчальних закладах, військовозобов’язаних, працюючих пенсіонерів, пільговиків, списки для атестації персоналу та ін.;
доповідні записки (подання) щодо ділових якостей працівників, можливості їх переміщення чи подальшого використання на підприємстві, порушень ними трудової дисципліни чи правил внутрішнього трудового розпорядку підприємства;
аналітичні записки і висновки на підставі проведених досліджень з персоналу (наприклад, щодо кадрової політики підприємства, зміни режиму роботи для груп чи окремих працівників, причин плинності кадрів);
пропозиції щодо поліпшення роботи з персоналом та усунення негативних явищ;
акти і протоколи (зокрема, акти про запізнення чи відсутність працівників на роботі, протоколи засідання різних комісій, керівником чи секретарем яких є начальник відділу кадрів);
документи статистичної та іншої державної звітності;
довідки, відповіді на запити сторонніх організацій та інші вихідні документи, виконавцем яких є начальник відділу кадрів, але на яких, крім його підпису, має стояти підпис керівника підприємства.

Зауважимо, що доволі часто керівники підприємств або їхні заступники, головні бухгалтери, керівники інших підрозділів вимагають від начальника відділу кадрів підготовки та складання проектів наказів виробничого характеру. Це неприпустимо, оскільки такі накази готує той відділ, який ініціює чи є виконавцем конкретних дій (заходів). Відділ кадрів готує лише проекти наказів з персоналу на підставі Положення про відділ кадрів чи посадової інструкції начальника (інспектора) відділу кадрів. Щоб не виникали питання, хто повинен готувати той чи інший наказ, у посадових інструкціях керівників відділів чи відповідальних осіб має бути відображено, які саме документи готує відділ чи конкретна посадова особа.

Як обладнати приміщення відділу кадрів?

Насамперед зазначимо, що приміщення відділу кадрів має бути ізольоване від інших приміщень, обладнане сигналізацією на вікнах і дверях, а також сталевою решіткою на вікнах, якщо воно розташоване на нижніх поверхах або поряд є балкони чи карнизи на стінах. Бажано також, щоб відділ кадрів був доступним для відвідувачів, тобто містився поза прохідною (якщо така є на підприємстві). Двері приміщення мають бути вогнетривкими (найкраще — металевими) з надійними замками.

Приміщення відділу кадрів, зазвичай, складається із загальної кімнати працівників відділу та окремо виділеної чи відділеної кімнати (кабінету) начальника відділу. При цьому кімната працівників відділу обов’язково має бути перегороджена бар’єром на службову зону, в яку мають право заходити лише працівники відділу кадрів, і зону для відвідувачів. Останню обладнують невеличким письмовим столом, стільцями, письмовим приладдям. В ній мають бути розміщенні зразки написання різних документів (заяв, звернень, доповідних записок тощо), а також Правила внутрішнього трудового розпорядку підприємства, Правила військового обліку для військовозобов’язаних громадян, стислий опис пропускного режиму підприємства (якщо такий застосовується) і зразки пропусків.

Приміщення відділу кадрів оснащають засобами вентиляції чи кондиціонування для підтримання постійної температури повітря в межах 18–20 °С, аптечкою та засобами пожежогасіння. Крім того, визначаючи розміри приміщення, його розташування та потрібне обладнання, слід пам’ятати і враховувати рекомендації, правила та норми ергономіки, виробничої санітарії, охорони праці та протипожежної безпеки.

Робочі місця працівників мають бути обладнані зручними письмовими столами, кріслами, телефонами з виходом на міську мережу, а в кабінеті начальника відділу — із виходом на міжміську мережу. Кожне робоче місце обладнують також комп’ютером із сучасним програмним забезпеченням — офісними і кадровими програмами. Освітлення робочих місць має бути якісним.

У приміщені відділу кадрів мають бути:
книжкова шафа для службової літератури;
вогнетривкий сейф для потреб начальника відділу (зберігання документів, які носять виключно конфіденційний характер, печаток та штампів відділу кадрів, бланків трудових книжок і вкладишів до них тощо);
n вогнетривка шафа-сейф для зберігання особових справ і трудових книжок працівників, поточної та архівної кадрової документації і наказів з особового складу;
копіювальна (ксерокс) і розмножувальна (принтер) техніка (не обов’язково потужна);
спеціальна печатка та набір штампів відділу кадрів;
невеликий електричний дриль, свердло завдовжки 200 мм діаметром 3,5–4,0 мм та станок для підшивання документів.