Як встигати більше

Правильний розподіл часу дається нам з великими труднощами.

Щоб зрозуміти, як підвищити свою продуктивність, спочатку потрібно дізнатися, на що саме ви витрачаєте час. Для цього відстежуйте, що ви робите протягом дня. Тоді ввечері ви побачите, що можна було б не робити, а на що варто було виділити більше часу.

Звичайно, якщо ваш робочий день в основному складається з різних зустрічей (якщо ви, наприклад, лікар або юрист), такий підхід не особливо вам підійде. Однак його можна застосовувати і в неробочий час, якщо ви помічаєте, що ваші вечори і вихідні непомітно пролітають за переглядом серіалів і соціальних мереж.

Ставтеся до часу як до їжі

Правильний розподіл часу дається нам з такими труднощами, тому що саме час – поняття дуже розпливчасте. Його не можна побачити чи помацати, навіть вчені все ще сперечаються про його природу.

Тому спробуйте думати про час як про щось більш конкретне, наприклад, як про їжу. Даремна трата часу – це зайва вага. А рішення проблеми (відстеження часу) – це ведення щоденника харчування. Якщо ви хочете накачати свої «м'язи продуктивності», почніть відстежувати, як ви проводите час.

Плюси відстеження часу

Для відстеження свого часу вам доведеться прискіпливо записувати години і хвилини, витрачені за день, протягом декількох тижнів або навіть місяців. Як би парадоксально це не звучало, сам цей процес теж забирає час.

Для початку давайте розглянемо, в чому плюси відстеження часу, а потім перейдемо до порад, які допоможуть взятися за справу.

1. Це основа для інших методик продуктивності.

Наприклад, не помічаєте, що цілу годину в день проводите в соцмережах. Як же ви позбудетеся цієї звички? Ви просто подумаєте, що для більшої продуктивності вам потрібно по-іншому складати списки справ.

2. Ви побачите, що переоцінювали свої тимчасові витрати.

Зараз всі скаржаться на постійну зайнятість і брак часу. Але що, якщо це відчуття – проблема сприйняття, а не дійсний стан речей? Цілком можливо, що воно виникає тому, що ви неправильно оцінюєте, скільки часу у вас йде на виконання різних справ.
3. ... Або недооцінювали.
Не менш часто ми недооцінюємо свої реальні витрати часу.
Схильність перебільшувати час, витрачений, наприклад, на різні домашні обов'язки, виникає тому, що такі справи ми вважаємо більш обтяжливими.
Час, витрачений на справи, які не вимагають напруги, зазвичай пролітає непомітно. Саме такі дії і потрібно виключити зі свого розпорядку дня.
4. Це розвиває почуття відповідальності.
Коли ви без діла посиділи годинку в інтернеті, а потім повернулися до роботи, цілком можливо, що ніхто, крім вас, цього не помітив. Виходить, ця година просто витрачена марно. Так, якийсь час ви відчуваєте себе винуватим, але потім просто забуваєте про це і витрачаєте даремно ще годину або дві на наступний день.
5. Це допомагає робити більше.
Іноді, аналізуючи свої дії протягом якогось часу, ви виявляєте, що вам особливо і нема чим зайнятися. Ви витрачаєте час на дрібниці, тому що це не завдає особливого збитку вашій роботі.
6. Це вчить не розпорошуватися на кілька справ одразу.
Усім відомо, що багатозадачність – тільки перешкода продуктивності. Та й сама ідея про багатозадачність – всього лише міф. Насправді ми не робимо кілька справ одночасно, а дуже швидко знову і знову перемикаємося з однієї справи на іншу. Наш мозок не створений для багатозадачності, тому ми неминуче щось упускаємо або робимо не дуже добре.

Як точно і ефективно відстежувати свій час

Ось три ключових правила, які зроблять відстеження часу найбільш ефективним:
• Чесність. Ніхто, крім вас, ці записи не побачить, так що не потрібно прикрашати. Якщо ви не чесні з самим з собою, навіщо взагалі братися за цю справу?
• Сталість. Щоб отримати повне уявлення про те, на що ви витрачаєте час, вам знадобиться щонайменше два тижні. Ведіть записи, тільки коли ви живете в своєму звичайному ритмі (ні перед відпусткою або святами).
• Скрупульозність. Думайте не в годинах, а в хвилинах. Наприклад, в перші дні записуйте всі свої дії з ранку до вечора з точністю до кожної хвилини. Потім можете перейти на 5-, а пізніше на 15-хвилинні інтервали.
Є два способи відстежувати час:
• Тимчасовими проміжками. Наприклад, з 9:00 до 9:15. Поставте таймер через кожні 15 хвилин (принаймні спочатку, потім можете збільшити часовий проміжок) і записуйте, що ви робили.
• Завданнями. Займайтеся своїми справами і робіть запис кожного разу, коли починаєте щось інше.

Через два тижні відстеження часу увійде в звичку. Тепер можна не записувати всі свої дії так ретельно. Просто звертайте увагу на час і помічайте, вдається вам використовувати його по максимуму. Якщо відчуваєте, що часто відволікаєтеся, знову поверніться до записів.

Цифрові засоби

Зараз є безліч цифрових помічників, які автоматично стежать за тим, як ви проводите час. І хоча вони можуть виявитися корисними (особливо якщо ви не робили записів кілька годин і забули, що саме робили в ту чи іншу хвилину), все ж не варто повністю на них покладатися. Тільки ви самі знаєте, що ви робили на якомусь сайті – працювали або байдикували. Додаток це за вас не визначить.

Аналогові засоби

• Календар на 168 годин. Протягом тижня (це і є ваші 168 годин) записуйте, що ви робите, розділяючи день на 15-хвилинні інтервали. Тримайте календар під рукою, наприклад, на робочому столі або на кухні. Через декілька тижнів ви зрозумієте, на що зазвичай витрачаєте час і як можна скорегувати свій розпорядок.

• Звичайний блокнот. Не дарма це вважається класикою. Просто записуйте, коли закінчуєте одну дію і починаєте іншу, а якщо потрібно, додайте пояснення. Наприклад, якщо ви читали якусь статтю в інтернеті для роботи, відзначайте це відповідним чином, а не пишіть просто: «Читав статтю в інтернеті».

Висновки

Коли ви ввечері переглянете свої записи і побачите день, проведений з користю, ви відчуєте, що дійсно заслужили свій відпочинок і сон. Відстеження часу поміняє не тільки те, як ви проводите кожну хвилину і кожну годину, але і взагалі ваше сприйняття життя.

Витрачайте час на те, що дійсно важливо. Відстежуйте витрачений час. Змініть своє життя.

https://lifehacker.ru