Як правильно розподілити робочий час

Всі, здавалося б, знають прописну істину «Час – гроші», але не всі розуміють, як правильно організувати робочий час так, щоб не тільки не втратити фінансові ресурси, а й примножити.

Планування

Знайома картина: цілий день крутишся, як білка в колесі, на кшталт весь у роботі, а вона не просувається. За кількістю завдань, розмов, зустрічей, перевіркою паперів не видно загальної картини того, що відбувається. Щоб такого не було, слід складати план завдань та заходів на день, тиждень і навіть на місяць. Кому як зручно – можна користуватися щоденниками та блокнотами, а можна встановити спеціальні електронні додатки. Чим ретельніше спланувати свій день або тиждень, тим менше очікується цейтнотів. Для кожного завдання важливо встановити термін його виконання, але він може бути й гнучким, наприклад, з прив'язкою не до певного часу, а до наступної задачі.

Послідовність виконання завдань

Фахівці з тайм-менеджменту радять у першу чергу братися за найскладніші або не дуже приємні справи, а потім переходити до більш простих або цікавих. Хоча й тут кожен може вибирати для себе більш зручний варіант. Найскладніші і, здавалося б, нездійсненні завдання можна розбити на простіші – «розрізати слона на біфштекси».

Лімітовані перерви

П'ятихвилинки на відпочинок, кава, перекус або соцмережі повинні бути, але не замість роботи й не безсистемно, адже часом саме на розмови біля офісної кавомашини витікає левова частка робочого часу. На початку робочого дня відпочивайте по 5-10 хвилин кожні півтори години, в середині – щогодини, а ближче до кінця дня переривайтеся на невеликий відпочинок кожні 30 хвилин. Скоро ви помітите, що до кінця дня зробили набагато більше, ніж робили раніше.

Делегування повноважень

Звалювати на себе абсолютно всю роботу, наприклад, за новим проектом, якщо ви його керівник, не тільки не допоможе справі, але й може навіть нашкодити. Немає нічого ганебного в делегуванні завдань колегам. Тоді у вас з'явиться більше часу на стратегічне планування. Навчіться говорити «ні» викрадачам вашого робочого часу, навіть якщо ці прохання носять службовий характер, але не стосуються першочергових завдань.

Оптимізація переговорів

Скоротіть нескінченні телефонні переговори. Якщо на роботі аврал, то піднімати трубку слід тільки в разі надходження екстрених або дуже важливих повідомлень.

Єдиний електронний сервіс

Можна значно заощадити час, якщо в своєму електронному просторі дотримуватися чогось одного. Якщо ви любите, наприклад, сервіси Google – працюйте тільки з ними. Ви будете знати всі слабкі та сильні сторони інструментів, а також зможете швидко налаштувати свою систему на новому місці.

І, мабуть, найважливіше – ніколи не працюйте «абияк», візьміть собі за правило навіть найдрібнішу роботу виконувати якісно – так ви не тільки заощадите час на переробленні, але й завжди будете на хорошому рахунку як фахівець.

https://hh.ua/

За матеріалами hitjob.com.ua